Field Notes #3 – Amit az új belépő az irodában véletlenül tanul meg

A Covid óta most kezdett először olyan munkahelyen, ahol heti négy nap kötelező az irodai jelenlét.

Korábban több hibriden működő szervezetben is dolgozott, ezért arra számított, nehéz lesz újra ennyi időt bent tölteni. Ehhez képest már az első héten azt érezte: itt valami más történik.

Találkozott a csapatával, a vezetőjével és azokkal, akikkel együtt fog dolgozni. Bemutatták az embereknek, kollégák szólították meg, kérdezhetett. Közben fokozatosan megértette, hogyan kapcsolódnak egymáshoz a különböző szerepek, kihez milyen kérdéssel fordulhat, és hogyan működik a szervezet a gyakorlatban.

Valóban az irodai jelenlét miatt lett más az élménye? Vagy azért, mert ezen a munkahelyen nem hagyták magára a kapcsolatok és a működés megfejtésével?

A kérdezés láthatatlan költsége

Az új belépő szeretne magabiztosnak, kompetensnek és nyitottnak látszani. Megmutatni, hogy gyorsan képbe tud kerülni.

Amikor kérdése van, rengeteg dolgot mérlegelhet:

• Kitől kérdezhetek?
• Zavarhatom?
• Elég fontos a kérdés ahhoz, hogy írjak?
• Mit gondol rólam, ha ezt sem tudom?

Különösen akkor nehéz mindez, ha a szervezet nem teszi egyértelművé, kitől, hogyan és miben lehet segítséget kérni.

Ha az emberek fizikailag elérhetők, sokszor elég elsétálni a másik asztala előtt, felvenni a szemkontaktust, és feltenni egy aprónak tűnő kérdést. Vagy a kérdés előkerül ebéd vagy kávézás közben.

Persze az iroda önmagában ezt sem garantálja. Ehhez az is kell, hogy valóban együtt legyenek az emberek, és a kultúra megengedje az odafordulást.

Remote környezetben nemcsak a választ kell megszerezni. Előbb azt is ki kell találni, kitől, mikor és milyen jogon lehet kérdezni.

Nemcsak a munkakörét tanulja

A munkaköri leírás és a szervezeti ábra csak a hivatalos működést mutatja. A mindennapi munkához az új belépőnek azt is meg kell tanulnia:

• ki mihez ért;
• kitől milyen kérdésben kérhet segítséget;
• hogyan születnek a döntések;
• melyek a kimondatlan normák;
• mennyire biztonságos hibázni.

Az új belépő nemcsak a munkakörét tanulja. Szervezeti és kapcsolati térképet épít.

Olyan kontextust szerez, amelyet dokumentumokból, prezentációkból és szervezeti ábrákból nehéz megismerni.

Az irodai jelenlétnek ebben lehet társas és információs értéke. Az új belépő hallja a beszélgetéseket, látja a kapcsolódásokat, és könnyebben felteszi azokat az apró kérdéseket, amelyekből fokozatosan összeáll számára a teljes kép.

De az irodában is lehet valaki egyedül. Lehet kijelölt csapatnap, miközben mindenki online meetingeken ül, vagy egymás mellett dolgoznak úgy, hogy alig beszélnek. Az iroda önmagában nem teremt kapcsolatot, nem tisztázza a prioritásokat, és nem mutatja meg, mit jelent jól végezni a munkát.

Nem az irodai napok száma határozza meg az élményt, hanem az, hogy a szervezet hozzáférhetővé teszi-e az embereket, a kapcsolatokat és a működés kontextusát.

Remote onboarding vagy home office-ban hagyott új belépő?

A home office-ban hagyott új belépő megkapja az eszközeit, meghívják néhány meetingre, bemutatják a csapatnak, esetleg találkozik a mentorával is. Minden fontosnak tűnő elem megtörténhet, mégis nagyrészt rá marad, hogy az elszigetelt információkból összerakja, hogyan működik a szervezet.

Egy jó remote onboarding nem a Teamsre átrakott irodai onboarding, hanem tudatos szervezeti szocializáció. Ehhez elérhető buddyra, világos kapcsolódási pontokra, valamint rendszeres vezetői segítségre van szükség a prioritások és a jó teljesítmény értelmezéséhez.

Nemcsak az új belépőnek kell megismernie a szervezetet. A szervezetnek is tudnia kell, ki és milyen szerepben csatlakozott. Ennek egyik eszköze lehet egy bemutatkozó hírlevél vagy más belső fórum, amely a közvetlen csapatán kívül is láthatóvá teszi az új kollégát.

Nem elég megmutatni a szervezetet az új belépőnek. Az új belépőt is láthatóvá kell tenni a szervezet számára.

Amit korábban a véletlen tartott össze

Az irodai onboarding sokszor láthatatlan, informális munkára épül. Kollégák odafordulnak az új emberhez, válaszolnak, bemutatják másoknak, megosztják vele a történeteket és elmagyarázzák a kontextust.

Mindez olyan természetesen történhet, hogy a szervezet észre sem veszi: valójában onboardingmunka zajlik. Ezért könnyű azt gondolni, hogy nincs szükség tudatos onboardingdesignra.

Majd hallja a folyosón. Megismeri az embereket. Ha nem kérdez, talán nem volt elég proaktív.

A remote onboarding nem feltétlenül új problémákat teremt. Sokszor csak láthatóvá teszi, hogy az irodai onboardingunkat korábban is a véletlen és néhány segítőkész kolléga működtette.

Ez nem azt jelenti, hogy minden informális mozzanatot folyamattá kell alakítani. Inkább azt, hogy tudnunk kell, mely tapasztalatokat nem bízhatjuk kizárólag a véletlenre.

Talán nem az iroda és a home office között van a legfontosabb különbség. Hanem a magára hagyott és a tudatosan befogadott új belépő között.